Administratör - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Beskrivning

Vi står inför en pensionsväxling och söker en administratör till kansliavdelningen. 

Avdelningen har det övergripande ansvaret för kommunens administrativa utveckling, delegationsordningar, reglementen etc. På kansliavdelningen arbetar idag administratörer och nämndsekreterare för kommunens alla nämnder. Ansvaret för registraturen fördelas bland alla medarbetare inom administrationen och denna tjänst omfattar kommunövergripande registratorsuppgifter.  

Nämndsekreterarna har huvudansvar för var sin nämnd och har också arbetsuppgifter som registratorer. På kansliavdelningen arbetar vi även med en rad handläggningsuppgifter som båtplatskö, samordning av markupplåtelseärenden, budget- och skuldrådgivning, miljö- och hälsostrategiska frågor, överlåtelse av arrendekontrakt m.m.

Vi vill att du ska få en god start hos oss. Därför får du introduktion både på din enhet och i Sotenäs kommun. Du erbjuds även möjlighet till löpande kompetensutveckling, friskvårdsbidrag och möjlighet till löneväxling. Läs mer om dina förmåner på https://www.sotenas.se/naringslivarbete/jobbahososs/

Arbetsuppgifter

Administratören har rollen som registrator, vilken har till uppgift att registrera myndighetens allmänna handlingar. Tjänsten innebär ett ansvar för ärendeflödet och har därigenom en nyckelroll inom myndigheten. Det är viktigt med stor social kompetens och att tycka om att vara ”spindeln i nätet”. Administratören ska hålla sig informerad och uppdaterad avseende dokumenthanteringsfrågor och se till att rutinerna hos myndigheten inte försvårar allmänhetens rätt till insyn.  

De ärendehanteringssystem som används är Ciceron och Vision, så det är en merit om du jobbat i systemen tidigare. Administratören är den som registrerar och fördelar ärendet till handläggare samt avslutar ärendet. Du lämnar även information till handläggare om hur ärenden ska handläggas i systemen. Dina arbetsuppgifter är bland annat att expediera handlingar efter nämndssammanträden, sända in överklaganden till olika myndigheter. Mycket av arbetet sker digitalt.  

I tjänsten ingår även att ansvara för registrators e-postlåda. I tjänsten är man arkivredogörare för Kommunstyrelsen.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har registratorsutbildning eller motsvarande kunskaper förvärvade på annat sätt. Du har erfarenhet av administrativt arbete, digital dokumenthantering och registrering av handlingar, gärna i offentlig verksamhet och gärna erfarenhet av att arbeta i Ciceron och Vision.
Goda datorkunskaper är ett krav för tjänsten.  

•  Minst ett års erfarenhet av elektroniskt ärende-, diarie- och dokumenthanteringssystem
  • Flerårig erfarenhet från ett brett och operativt arbete inom en service supportorganisation med fokus på dokumentation
  • Du har stor integritet och professionalism
  • Du har god kommunikativ och social förmåga
  • Du är resultat- och lösningsorienterad
  • Du är serviceinriktad och prestigelös
  • Du är ansvarsfull, noggrann, strukturerad och självständig. Du har förståelse för avdelningens arbete och verksamhetens mål 
  • Goda kunskaper i svenska både i tal och skrift
  
  Vi lägger särskild vikt vid följande kompetenser: 
  Du är noggrann och kvalitetsmedveten och är van vid att planera och strukturera ditt arbete på ett effektivt sätt. Du arbetar utifrån ett helhetsperspektiv och har en god förmåga och vilja att hjälpa andra. Du har lätt för att arbeta tillsammans med andra, både internt och externt. Det är även viktigt att du är flexibel och stresstålig då arbetsbördan kan variera över tid. 
  För att passa som registrator måste du kunna uttrycka dig mycket väl i tal och skrift på svenska.
  
  Vi kommer att fästa stor vikt vid personlig lämplighet. Du har körkort.

Villkor

Urval och intervjuer sker löpande under annonseringstiden.