Administratör och utvecklare för Samhällsbyggnadsförvaltningen - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Beskrivning

Vår administratör och utvecklare ska vara föräldraledig så nu söker vi en ersättare. Arbetet är uppdelat i två delar och den ena delen jobbar du som administratör åt samhällsbyggnadsförvaltningens miljöenhet och diarieför handlingar och sköter faktureringen. Den andra delen arbetar du med utredningar och uppföljningar åt Samhällsbyggnadsförvaltningen.

Samhällsbyggnadsförvaltningen verkar inom ett brett arbetsområde, från översiktlig planering av hela kommunen till lagad mat på barn och gamlas tallrikar vilket innebär att du som kvalitetssamordnare kommer att arbeta inom många olika områden. Är du ute efter ett omväxlande arbete är detta ett vikariat för dig. 

Tjänsten är organiserad under Kansliavdelningen och du ingår också i samhällsbyggnadschefens ledningsgrupp tillsammans med cheferna för Drift- och projektavdelningen, Plan- och byggenheten, Miljöenheten, Lokalvårdsenheten och Måltidsenheten. Du kommer i den delen att vara direkt underställd samhällsbyggnadschefen och delta i ledningsgruppen.

Kansliavdelningen har det övergripande ansvaret för kommunens administrativa utveckling, delegationsordning, reglementen etc. På kansliavdelningen arbetar  administratörer och nämndsekreterare för kommunens alla nämnder. Ansvaret för registraturen fördelas bland alla medarbetare inom administrationen och denna tjänst hanterar miljöenhetens registratorsuppgifter.

Vi vill att du ska få en god start hos oss. Därför får du introduktion både på din enhet och i Sotenäs kommun. Du erbjuds även möjlighet till löpande kompetensutveckling, friskvårdsbidrag och möjlighet till löneväxling. Läs mer om dina förmåner på https://www.sotenas.se/naringslivarbete/jobbahososs/

Arbetsuppgifter

På kansliavdelningen arbetar du som registrator och registrerar miljöenhetens allmänna handlingar. Du fördelar ärenden till handläggare och sänder in överklaganden till olika myndigheter. Du lämnar även information till handläggare om hur ärenden ska handläggas i systemen. Mycket av arbetet sker digitalt, kommunen använder ärendehanteringssystemen EDP Vision och Ciceron. Du sköter också miljöenhetens fakturering.  I tjänsten är man arkivredogörare för Miljöenheten.

Du håller dig sig informerad och uppdaterad avseende dokumenthanteringsfrågor och ser till att rutinerna hos myndigheten inte försvårar allmänhetens rätt till insyn.

I samhällsbyggnadschefens ledningsgrupp kommer du att arbeta med mål- och resursplanering, internkontroll samt en rad övergripande utredningar. Du kan också komma att starta igång projekt som sedan kan gå över i ordinarie organisation, skriva fram policydokument men också lämna förslag till beslut i enskilda ärenden som motioner och medborgarförslag. Dina arbetsuppgifter går främst ut på att kvalitetssäkra och utveckla förvaltningen. 

Du kommer att ha kontakt både med tjänstemannasidan samt chefer. Ditt arbetsområde hos oss kommer dessutom att fungera som en brygga mellan de olika förvaltningarna, samt med externa kontakter såsom andra myndigheter eller organisationer.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har akademisk utbildning och erfarenhet från samhällsbyggnadsområdet alternativt mycket gedigen arbetslivserfarenhet från samhällsbyggnadsområdet. Det ska också ha erfarenhet från en politiskt styrd eller därmed jämförbar organisation. Du talar svenska och har mycket goda kunskaper i det skrivna svenska språket.

Som person är du lyhörd, uppmärksam och har en god samarbetsförmåga. Du ska kunna arbeta utifrån deadlines. Du är mycket noggrann, med förmåga att "få saker gjort" liksom förmåga att se företeelser från flera olika perspektiv.

Du ska ha registratorsutbildning eller motsvarande kunskaper förvärvade på annat sätt. Du har erfarenhet av administrativt arbete i en offentlig organisation, digital dokumenthantering och diarieföring. Goda datorkunskaper är ett krav för tjänsten. 

• Minst ett års erfarenhet av elektroniskt ärende-, diarie- och dokumenthanteringssystem
• Flerårig erfarenhet från ett brett och operativt arbete inom en service supportorganisation med fokus på dokumentation
• Du har stor integritet och professionalism
• Du har god kommunikativ och social förmåga
• Du är resultat- och lösningsorienterad
• Du är serviceinriktad och prestigelös
• Du är ansvarsfull, noggrann, strukturerad och självständig. Du har förståelse för avdelningens arbete och verksamhetens mål 

Goda kunskaper i svenska både i tal och skrift.

Villkor 

Vikariat under tiden 15 aug 2022 - 11 aug 2023.

Urval och intervjuer sker löpande under annonseringstiden.